【ISO14001】7.5　文書化した情報（1）

2020年6月22日 2020年6月21日

森田裕之

環境マネジメントシステムに必要な文書や記録を作成し、管理しよう

この項目の要求事項を一言で言うと、「環境マネジメントシステムを効果的に運用するために必要な文書や記録を作成し、それらを適切に管理しなさい」ということです。そして、この項目は7.5.1～7.5.3の三部構成になっており、それぞれ以下のようなことが規定されています。

5.1：環境マネジメントシステムに必要な文書化した情報には何を含むべきか
5.2：文書化した情報の作成・更新のために何をしなければならないか
7.5.3：文書化した情報の管理（配付、検索、保管、変更管理、廃棄等）のために何をしなければならないか

「文書化した情報」とは？

「文書化した情報（documented information）」は何とも耳慣れない言葉ですが、これは日本人にとってだけでなく、英語圏の人にとっても違和感のある「ヘンな」言葉だそうです。これは、規格では以下のように定義されています。

「組織が管理し、維持するよう要求されている情報、及びそれが含まれている媒体」（ISO14001:2015, 3.3.2）

ISO14001:2004までは「文書」「記録」と書かれていましたが、ISO14001:2015では「文書化した情報」としてひとまとめで表現されるようになりました。これは「文書」「記録」と言ってしまうとどうしても従来の紙媒体のものを想起させてしまうため、それを避けるためにこのような表現になったという経緯があります。つまり、ここで重要なのは紙か電子かという媒体ではなく、「情報」そのものである、ということです。

しかし、実際には「文書」か「記録」かで管理のポイントも異なってくるため、文書化した情報を「維持する（maintain）」「保持する（retain）」という言葉で区別がされています（「維持する」と言った場合は従来の「文書」を、「保持する」と言った場合は従来の「記録」をそれぞれ意味します（詳しくは、「ISO9001:2015誌上講義　『文書』と『記録』はどう違う？　～コラム1：文書化した情報の『維持』と『保持』」を参照してください）。

環境マネジメントシステムにはどのような「文書化した情報」が必要か？

7.5.1では、環境マネジメントシステムに必要な文書化した情報として、

この規格で要求しているもの
組織が必要と判断したもの

があると規定しています。このうち、「この規格で要求しているもの」としては、以下のようなものがあります。

規格が要求する「文書化した情報」

4	EMSの適用範囲（M）（4.3）
5	環境方針（M）（5.2）
6	取り組む必要があるリスク及び機会、6.1.1～6.1.4に必要なプロセス（計画どおりに実施されたという確信をもつために必要な程度）（M）（6.1.1）環境側面及び関係する環境影響、著しい環境側面を決定するために用いた基準、著しい環境側面（M）（6.1.2）順守義務に関するもの（M）（6.1.3）環境目標（M）（6.2.1）
7	力量の証拠（R）（7.2）コミュニケーションの証拠（必要に応じて）（R）（7.4.1）この国際規格が要求するもの（7.5.1） EMSの有効性のために必要であると組織が決定したもの（7.5.1）
8	プロセスが計画どおりに実施されるという確信をもつために必要な程度（M）（8.1）緊急事態への準備・対応のプロセスが計画通りに実施されていることの確信をもつために必要な程度（M）（8.2）
9	監視、測定、分析及び評価の結果の証拠（R）（9.1.1）順守評価の結果の証拠（R）（9.1.2）監査プログラムの実施及び監査結果の証拠（R）（9.2.2）マネジメントレビューの結果の証拠（R）（9.3）
10	不適合の性質及びとった処置、並びに是正処置の結果の証拠（R）（10.2）

※　表中の「M」は「維持」、「R」は「保持」を意味します。

また、2番目の「組織が必要と判断した文書化した情報」は、この項目の注記にあるように、「組織の規模や活動・プロセス・製品・サービスの種類、順守義務を満たしていることを実証する必要性、プロセスやその相互作用の複雑さ、組織の管理下で働く人々の力量」によって異なります。従って、それぞれの組織は、考えられるリスクに基づいてどのような文書化した情報が必要かを判断することが重要です。