【文書】文書や記録が増え続けて管理しきれない。どこまで削減できる？

ISOを取得して数年が経過した組織から、多く聞かれる悩みの一つが
「文書や記録が増えすぎて、誰も全体を把握できていない」 という問題です。
結論から言うと、多くの組織では“削減できる文書・記録が3〜5割程度存在する” ケースが珍しくありません。

 ISOは「文書をたくさん作れ」とは要求していない

まず重要なのは、ISO規格そのものは
「必要な文書化した情報を維持すること」
を求めているだけで、文書の“量”を求めているわけではありません。
しかし現実には、

• 審査で指摘されるのが怖い
• 前任者が作った文書を消せない
• 「念のため残しておこう」という心理
  が積み重なり、文書が肥大化していきます。

削減できる文書・記録の典型パターン

① 実務で使われていない文書

最も削減しやすいのがこのタイプです。
具体例：

• 誰も見ていない詳細な手順書
• 実際の業務フローと合っていない作業標準
• 「存在は知っているが、開いたことがない」文書

実務で使われていない＝ISO上の価値も低い ため、統合・簡素化・廃止の対象になります。

② 役割が重複している文書・記録

同じ内容を別の書式で二重・三重に管理しているケースも非常に多いです。
具体例：

• 業務日報と別に、同内容のISO記録が存在
• システム入力＋紙チェックリストの二重管理
• 同じ会議内容を複数の議事録で残している

この場合は
「どれか一つを正式記録と定義する」
だけで管理負荷を大きく下げられます。

③ “念のため”作られたチェックシート

取得初期に多いのが、安心材料として作られたチェックシートです。
具体例：

• 毎回同じ内容をチェックしているが、実際は誰も確認していない
• チェック欄が多すぎて形式的な✔だけになっている
• チェック結果が改善に使われていない

改善に使われていない記録は、存在意義が薄い ため、簡素化や廃止が可能です。

削減の進め方（実務的ステップ）

ステップ1：文書・記録の棚卸し

• 文書名
• 使用頻度
• 利用者
• 利用目的

を一覧化します。

ステップ2：「使われているか？」を基準に分類

• 日常的に使われている
• たまに使われる
• ほとんど使われていない

ステップ3：統合・簡素化・廃止を判断

この時の判断基準は
「この文書がなくなって業務や品質が悪化するか？」
です。答えが「NO」なら削減候補です。

審査員は“文書の量”より“妥当性”を見ている

多くの企業が誤解していますが、
審査員は「文書が多い＝良い」とは見ていません。
むしろ、

• 実務と合っているか
• 無理なく運用できているか
• 必要な証跡が合理的に残っているか

を重視します。
文書が少なくても、実態と一致していれば問題ありません。

まとめ：削減は“ISOレベルを下げる行為”ではない

文書削減は、ISOを弱くする行為ではなく、
ISOを“使える仕組み”に戻す行為 です。

• 管理しきれない文書
• 誰も読まないルール
• 改善に使われない記録

これらを整理することで、
ISO運用は軽くなり、現場の理解も一気に進むでしょう。